Si të përgatiteni për një javë produktive, përcaktimi i prioriteteve…

Një javë produktive nuk fillon domosdoshmërisht të hënën në mëngjes.

Përgatitja që bëhet paraprakisht, përcaktimi i prioriteteve dhe rezervimi i kohës për punët më të rëndësishme mund të bëjnë diferencën mes një jave të kontrolluar dhe pesë ditëve të kaluara duke reaguar ndaj urgjencave.

Harvard Business Review (HBR) këshillon që organizimi të nisë nga prioritetet dhe vetëm më pas të ndërtohet axhenda.

Në vend që lista e detyrave të trajtohet sikur çdo pikë ka të njëjtën rëndësi, aktivitetet që “duhen bërë” mund të vendosen drejtpërdrejt në kalendar, ndërsa ato më pak të rëndësishme të mbeten në një listë të veçantë.

Një teknikë që HBR rekomandon është “timeboxing”, pra caktimi paraprakisht i një intervali konkret kohe për një detyrë.

Në këtë mënyrë, kalendari nuk tregon vetëm takimet, por edhe kohën që nevojitet për të përfunduar punën. Një praktikë e thjeshtë është që në fillim të ditës të rezervohen rreth 15 minuta për planifikim.

Edhe Atlassian sugjeron që planifikimi javor të nisë me identifikimin e prioriteteve kryesore.

Fillimisht vendosen në kalendar angazhimet fikse dhe afatet, më pas ‘blloqet’ e kohës për punë të përqendruar dhe bashkëpunim.

E rëndësishme është që axhenda të mos mbushet plotësisht: duhet lënë edhe kohë rezervë për kërkesa të papritura, takime që zgjasin më shumë apo detyra urgjente.

Zgjidhni vetëm tri prioritete kryesore

Një listë me 15 apo 20 detyra mund të krijojë përshtypjen e organizimit, por nuk tregon se çfarë ka vërtet rëndësi.

Atlassian sugjeron përcaktimin e tri prioriteteve kryesore të javës dhe, për secilën prej tyre, edhe arsyen pse është e rëndësishme.

Kjo ndihmon edhe kur shfaqen kërkesa të reja gjatë javës: bëhet më e lehtë të vendoset nëse ato duhet të marrin përparësi apo mund të presin.

Identifikoni orët kur përqendrimi është më i lartë

Jo çdo orë pune ka të njëjtën vlerë. HBR rekomandon të identifikohen momentet e ditës kur përqendrimi është më i lartë dhe pikërisht në këto intervale të vendosen detyrat më të rëndësishme.

Punët rutinë mund të zhvendosen në periudhat kur energjia dhe përqendrimi bien.

Për punët që kërkojnë analizë, shkrim apo mendim strategjik, mund të jetë e dobishme edhe caktimi i një kohe pa takime. HBR sugjeron madje rezervimin e një dite pa takime, kur kjo është e mundur, për të avancuar në projektet që kërkojnë përqendrim të pandërprerë.

Përgatitja mund të nisë që të premten, me një vështrim të shkurtër mbi javën që përfundoi: çfarë u realizua, çfarë mbeti pezull dhe çfarë duhet ndryshuar.

Atlassian rekomandon që ky reflektim të përdoret për të ndërtuar planin e javës pasardhëse.

Kështu, mëngjesi i së hënës nuk shpenzohet duke kuptuar se nga duhet filluar.

Prioritetet janë të qarta, koha për punën kryesore është rezervuar dhe në kalendar ka hapësirë edhe për të papriturat. / HBR, Atlassian